Das digitale Projekt.
Mehr dahinter als man denkt.
Um ein erfolgreiches Digitalisierungs-Projekt durch zuführen muss man wissen, was man tut. Aber auch was man nicht tun sollte. Das wird leider selten beachtet.
Denn sowohl während des ersten Releases Ihres Projektes als auch in der „Zeit danach“ bedeutet es auf Seiten des Kunden – also auf Ihrer Seite – oftmals nicht unerhebliche Einschnitte in Ihr Zeitmanagement, die Auslastung der involvierten Mitarbeiter und nicht zuletzt mögliche Veränderungen in Ihren Prozessen und Unternehmensstrukturen. Und manchmal kann sich auch Ihr Unternehmenskultur ändern. Wir alle haben das in den letzten zwei Jahren durch Corona-bedingte Veränderungen im Arbeiten erlebt.
Digitalisierung bedeutet für Ihr Unternehmen nicht nur state-of-the-art und damit wettbewerbs- und wachstumsfähig zu bleiben. Unvorbereitet und ohne Weitsicht kann man damit auch die Büchse der Pandora öffnen.
Daher Achtung: Währet den Anfängen
Der Entschluss ist gefallen: Ob Launch oder Relaunch - eine neue Unternehmens-Site muss her, ein neuer Shop, eine App, eine Schnittstelle zum ERP-System oder andere digitale Herausforderungen
Ein Team wird bestimmt, Rollen und Aufgaben werden verteilt, das Budget – oder eine Budget-Range – wird bewilligt und jetzt geht’s auf zur Suche nach geeigneten Dienstleistern, die das Gewünschte umsetzen. Und siehe da: schon die ersten beiden Irrtümer lapidar in einen Satz gepackt:
- Denn was Sie NICHT benötigen ist ein Dienstleister, Sie benötigen einen Partner!
- Und wissen Sie wirklich was Sie wünschen? Und sind Ihre Wünsche wirklich das was Sie benötigen?
Kurz gesagt:
»Wenn gleich zu Beginn der Kurs falsch berechnet und die Segel falsch gesetzt werden, erreicht man niemals neues Land.«
Ich kann, weil ich will, was ich muss
Dieses Zitat von Immanuel Kant wollen wir ein bisschen verändern, um zu zeigen, mit welchen Leitlinien ein Projekt erfolgreich durch- und weitergeführt wird: Ich will, weil ich weiß, was ich muss! Und dieses Wissen vermittelt Ihnen schon von Anfang an eine gute Digital-Agentur – egal ob Fullservice oder technische Werkbank.
Und damit beginnt bereits die Checkliste Ihrer ToDos.
Nach den folgenden Punkten wird Ihnen die Auswahl des Partners bestimmt leichter fallen. Dann legen Sie los. Gemeinsam. Sie, das Team und Ihre Partner-Agentur!
Erstens: Ein gutes Briefing
- Schreiben Sie so gut wie möglich die Ziele Ihres avisierten Projektes auf und achten Sie bitte darauf Wünsche und Maßnahmen nicht mit den Zielen zu verwechseln
- Skizzieren Sie grob Prozesse in Ihrem Unternehmen. Dazu gehören neben den Workflows auch eine kurze Übersicht über vorhandene Rollen und die Aufgabenverteilungen
- Hosen runter! Listen Sie auch Mankos Ihres Unternehmens auf – ob prozessual, technisch, Ressourcenbezogen o.ä. Es gilt immer noch: ehrlich währt am längsten – und schließlich suchen Sie ja nach einem Partner, der Ihnen hilft, die Probleme zu lösen und Mankos zu beseitigen
- Und last but not least: Zu diesem Zeitpunkt genügt eine knappe Auflistung technischer Systeme und „Leitplanken“, denn um das „Wie setzen wir es um“ kümmern wir uns später
Zweitens: Partner-Auswahl
- Senden Sie Ihr Briefing nicht nach dem Gießkannenprinzip an mehr als 5 Agenturen. Agenturen sind nicht „blöd“ und meiden solche Anfragen, da es wenig Aussicht auf Erfolg verspricht und das Gefühl vorhanden ist, der potenzielle Kunde hat sich nicht ausreichend mit seinem Projekt beschäftigt
- Besser: Sie recherchieren vorab eine ausgewählte Hand voll Agenturen. Gern können Sie vor Versand des Briefings auch ein erstes Telefonat führen, um die Ergebnisse Ihrer ersten Recherche zu verifizieren
- Und das führt zum nächsten Punkt: Vertrauen Sie nicht nur den Fakten, hören Sie auch auf Ihr Gefühl. Die Agentur wird bzw. sollte Sie als Partner hoffentlich lange begleiten. Da muss auch das Menschliche passen. Unterschätzen Sie das bitte nicht
- Verkäufer oder Berater? Eine Agentur, bei der Sie in guten Händen sind, wird Ihnen nach Vorlage des Briefings einen Vorab-Termin zur Klärung der Leitplanken vorschlagen. Und erst danach eine Kostenschätzung oder ein Angebot unterbreiten. Achten Sie bitte darauf - Sie möchten ja nicht der „Eskimo“ sein, dem man einen Kühlschrank verkauft, oder?
Fazit: Der berühmte, saure Apfel…der Erkenntnis
Ein Digitalisierungs-Projekt ist keine Einbahnstraße. Sie können das Projekt nicht an eine Agentur übergeben und nach x Wochen kommt auf magische Weise eine Website, ein Shop, ein Application o.ä. heraus. Bei einer Maßanfertigung sind Sie ja auch stets bei Ihrem Schneider zur Anprobe, oder?
Sie und die Agentur sind ein Team – mit gegenseitigen Abhängigkeiten in der Zuarbeit und im Infofluss. Deshalb bedenken Sie: Ihre Mitarbeiter benötigen Zeit, wenn sie an diesem Projekt mitarbeiten wollen/sollen. Geben Sie sie ihnen. Denn anderenfalls dauert das Projekt länger und kostet mehr: Denken Sie nur an Stopp-and-Go im Stadtverkehr/im Stau auf der Autobahn oder an das kontinuierliche Dahinschnurren mit 80km/h auf der Landstraße. Wer kommt schneller und mit weniger Benzinverbrauch ans Ziel?
Das müssen Sie tun
- Definieren Sie sorgfältig Ihr Projekt
- Bestimmen Sie ein Team und übergeben nicht nur Aufgaben, sondern auch Verantwortlichkeiten
- Seien Sie sich der Folgen für Kapazitäten, Veränderungen etc. bewusst
- Akzeptieren Sie die Folgen und schaffen Raum für dasjenige was folgt
- Seien Sie Bestandteil des Teams und nicht „König Kunde“
Das macht den neuen Partner aus
- Er versucht, Ihr Business zu verstehen
- Er lernt Ihre Prozesse kennen
- Er hilft mit Ihnen gemeinsam, die relevanten Ziele zu finden
- Er entwickelt mit Ihnen die Maßnahmen zur Zielerreichung
- Er definiert ein Budget/Budgetrahmen nach ersten Gesprächen/Workshops
- Sie gestalten die Roadmap gemeinsam
- Er legt einfach los nach Ihrem GO!
Jede Reise beginnt mit dem ersten Schritt
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Also: Der erste Schritt ist immer ein erstes "Hallo".
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